Hornbill Engineering
Llandarcy, Castell-Nedd Port Talbot

Gweithrediad o eFasnach busnes-i-busnes – rhannu gwybodaeth trwy’r defnydd o allrwydi cwsmer

Darparir Hornbill Engineering cyfres o gwasanaethau i diwydiant gan gynnwys cynllun peirianyddiaeth, gosodiad prosiect a’r gwybodaeth a cynhaliaeth o cytundebau.  Sefydlwyd y cwmni yn Llandarcey, ger Abertawe yn 1989, ac mae ei rhestr cwsmer yn cynnwys cwmnïoedd rhyngwladol mawr mewn amryw o sectorau diwydiannol yn cynnwys chemegion-petro, cynhyrchiad nwy, cyfathrebiadau a trin metelau.  Datblygwyd gwefan sydd yn ei galluogi i hyrwyddo ei busnes ac defnyddir eBost i gyfathrebu â partneriaid masnachu yn rheolaidd.    Mae Hornbill wedi ymchwilio i fewn i dulliau pellach o ddatblygu ei perthnasau eFasnach a’i cwsmeriaid.

Roedd system papur yn cael ei ddefnyddio ar gyfer rheolaeth gwaith â cwsmeriaid, ond roedd gan y system nifer o anfanteision i Hornbill Engineering a’u cwsmeriaid.  Y prif ystyriaeth wrth ddatblygu’r system oedd y dilyniant a’r trefniant o gwaith papur, proses trafferthus iawn ac fel canlyniad, yn rhai achosion, bu peth oedi â thaliadau – gyda tua 500 tasg dalen-papur yn cael eu creu pob blwyddyn ar gyfer un cwsmer, roedd yna hefyd y posibilrwydd o gwaith papur yn mynd ar goll.  Roedd dalen-papur yn cael ei cwblhau pob wythnos yn cynnwys gwybodaeth ar y cost a gafwyd, yr llafur a’r defnyddiau a defnyddiwyd ar gyfer pob tasg a gwneithwyd ar gyfer pob peiriannydd cwsmer.  Llofnodwyd y peiriannydd cwsmer y dalen pob wythnos i dderbyn y gwaith ac i cytuno taliad, ac yna anfonwyd y dalen i prif swyddfa Hornbill er mwyn iddo gael ei prosesu am taliad unwaith cafodd y tasg ei cwblhau.  

Dymunodd Hornbill ymchwilio i fewn i sut allent defnyddio bas-data i rheoli’r gwybodaeth yma, ac i darparu ffordd o alluogi’r peiriannydd cwsmer i mynedu’r data, gan buasai hyn yn sicrhau fod gwybodaeth diweddaraf ar gael trwy’r adeg, ac ddylai hyn cael gwared o’r problem o colli gwaith papur.  Yn o gystal, os archebu’r cwsmeriaid y cwblhad o gwaith ar-lein, buasai hun yn cael gwared o’r angen i casglu a cymharu dalennau sydd wedi eu harwyddo, ac, fel canlyniad, bydd gan staff Hornbill a’u cwsmeriaid fwy o amser.  

Wrth storio’r bas-data mewn ardal sicr a diogel yn gwefan y cwmni, sylweddolodd Hornbill y gallent darparu allwedd eiriau i peirianwyr cwsmer i eu alluogi i mynedu’r bas-data trwy’r Rhyngrwyd – gan creu allrwyd i rhannu’r gwybodaeth busnes.  Budd y system oedd ei fod yn galluogi mynediad i’r Rhyngrwyd a eBost i staff peirianneg y cwsmeriaid, felly nid oedd angen unrhyw buddsoddiadau pellach fel caledwedd a meddalwedd i ddefnyddio offeryn y Rhyngrwyd gan y cwsmer.

Mae Hornbill wedi gweld lleihad yn yr amser maent angen i ddilyn dalennau gwaith ar gyfer cael eu awdurdodi, gan fod y proses yma nawr yn cael ei cwblhau drwy anfon eBost yn syth o’r bas-data, yn hytrach na trwy cyfres o cyfarfodydd â cwsmeriaid.  Mae’r amser a safwyd yn cael ei defnyddio i gynyddu’r lefel o manylion sydd ar gael, i gynnwys manylion cost pob cydran.  Mae’r lefel o ymddiriedaeth ac ewyllys da rhwng y cwmnïoedd wedi cael eu ddatblygu’n bellach, ac fel canlyniad mae’r ddau cwmni wrthi yn trafod cytundeb cynghrair.

Mae Hornbill yn amcangyfrif fod gan y system y potensial i cynnig cynnil o 10% ar costau busnes rhwng y dau cwmni, wedi ei cyfrifo yn nhermau’r cost o prosesu a’r dilyniant o dalennau papur.  Bydd yn cymeryd amser cyn bydd yr cynniliadau yma yn cael eu weld, gan eu fod yn dibynnol ar gyrru anfonebau i’r cwsmeriaid trwy eBost ac nid yw hyn wedi cael ei gosod yn llawn eto (maent yn y cyfnod prawf ar hyn o bryd).

Achubiaethau potensial a gwir gyda rhaglen data-bas

Mae Hornbill yn coelio fod y data-bas wedi eu cynorthwyo i gynnal a datblygu eu sefyllfa fel allwedd-darparwyr i eu cwsmeriaid, gan eu fod wedi bod yn rhan o gyfres o gyfarfodydd i helpu dewis a gosod system newydd eCaffaeliad cwsmeriaid – fe fyddent yn un o’r darparwyr cyntaf i fod ynghlwm â profi’r system newydd.

Mae Hornbill yn bwriadu ychwanegu ymarferoldeb pellach i’r system yn y dyfodol, er enghraifft, cysylltu â chymwysiadau eraill, all alluogi rhannu gwybodaeth pellach.  Mae yna potensial i integreiddio â meddalwedd fewnol, ac addasiadau i ehangu’r system i’r holl gontractwyr oddi-safle.  Maent hefyd yn bwriadu ehangu’r cymwys i’w defnyddio â’u holl cwsmeriaid – gan fod buddiadau’r system wedi cael eu profi.

Mae’r trawsnewid o taflenni gwaith papur i data-bas ar-lein wedi galluogi Hornbill a’u cwsmeriaid i fanteisio ar arbediadau amser a cyllid, ac hefyd eu helpu i ddatblygu perthynas busnes agosach.  Mae’r system dal i fod yn ei camau cynnar o gweithrediad, â’r potensial i ychwanegu fwy o ymarferoldeb yn y dyfodol.  Yn arbennig, mae Hornbill wedi manteisio wrth cael eu gweld fel darparwyr agored, blaengar, sydd yn fodlon ac yn barod i agor eu system gwybodaeth i cwsmeriaid, i alluogi’r ddau grŵp i rannu’r buddiada.

“Er na dim ond ‘bys troed’ sydd ganddo ni yn dŵr eFasnach, all pawb weld ei fanteision.  Rydym yn edrych ymlaen i’r cam datblygu nesaf â gweithrediad trwy gydal y cwmni.”
Russell Scaplehorn – Rheolwr-gyfarwyddwr, Hornbill Engineering

www.hornbill.co.uk